Oleh Lori Perri, 16 Desember 2022

Diterjemahkan oleh Virda Risyad

Lakukan tiga tindakan penghematan biaya ini untuk mempersiapkan perusahaan Anda menghadapi guncangan perekonomian yang tidak pasti.

Dengan tantangan ekonomi yang sekarang dihadapi oleh banyak perusahaan, CFO cenderung mengincar kontrak tahunan yang mahal untuk kontrak perangkat lunak dan cloud. Beberapa tips dan taktik yang akan dibahas di bawah akan sangat berguna untuk mempertahankan manfaat sekaligus mengurangi beban kontrak tersebut.

Analis Direktur Senior Gartner Stephen White memaparkan bahwa, kepala divisi IT sourcing, procurement, dan vendor management (SPVM) harus segera mengambil tindakan untuk mengurangi tekanan keuangan selama enam hingga 24 bulan yang akan berdampak untuk perlindungan organisasi mereka dari gangguan keuangan dan membangun ketahanan untuk menghadapi masa depan.

Jika perusahaan Anda berada di bawah tekanan untuk penghematan biaya, pertimbangkan tiga tindakan berikut ini untuk menyumbangkan penghematan atau merestrukturisasi skema pembayaran dalam perjanjian software dan cloud di perusahaan Anda.

How to Cut Cloud and Software Costs and Quickly Improve Cash Flow in Times of Crisis — Sumber: Gartner

No. 1: Negosiasi dengan vendor untuk merestrukturisasi kontrak

Untuk memulai negosiasi, tetapkan ekspektasi vendor melalui surat yang mengindikasikan bahwa, Anda akan mengambil tindakan untuk mengatasi kendala keuangan perusahaan Anda akibat kondisi perekonomian akhir-akhir ini tanpa mengurangi rasa hormat Anda terhadap relasi bisnis perusahaan Anda dengan mereka.

Saat Anda membicarakan hal ini kepada vendor, prioritaskan keputusan yang berpotensi untuk menguntungkan kedua belah pihak yang berkaitan dengan persyaratan kontrak. Modifikasi yang dapat dilakukan berupa:

Transisi ke pembayaran dengan cicilan, misalnya dengan pembayaran setiap tiga bulan atau enam bulan, dibandingkan dengan pembayaran tahunan.
Mengubah standar ketentuan pembayaran Anda.
Menerapkan batasan harga.
Membuat perpanjangan kontrak sementara.
Memperpanjang periode atau layanan tambahan untuk memanfaatkan infrastruktur cloud dan kontrak layanan platform.

Lihatlah laporan keuangan dan pernyataan publik dari vendor Anda di saat pembuatan negosiasi ini, dan bersiaplah untuk mengutip pernyataan mereka untuk meyakinkan mereka untuk bernegosiasi.

No. 2: Mengurangi, menunda, atau menghentikan perangkat penyimpanan dan support system, serta menunda audit

Untuk mencapai optimalisasi biaya TI jangka panjang dan berkelanjutan, cobalah untuk mengurangi pembayaran yang akan datang (melalui pengembalian uang atau kredit yang berkaitan dengan pembayaran yang telah dilakukan akan menjadi rumit).

Opsi-opsi penghematan biaya yang berhubungan dengan ekosistem cloud:

Tinjau kontrak SaaS untuk mengetahui kemungkinan fleksibilitas ke bawah.
Pindah ke metrik harga yang fleksibel.
Mintalah lisensi gratis atau lisensi berbasis penggunaan untuk penggunaan dengan volume tinggi.
Memanfaatkan FinOps cloud untuk menghilangkan konsumsi infrastruktur dan layanan platform yang berlebihan.
Bermigrasi ke versi produk dengan fitur yang lebih sedikit yang disesuaikan dengan penggunaan.

Opsi penghematan biaya terkait software:

Support dan maintenance on-premise.
Hentikan support dan maintenance pada perangkat penyimpanan.
Menghentikan support dan maintenance.
Pindah ke support dari third-party.
Kurangi penggunaan support Anda.
Meminta vendor untuk menunda audit.

Pilih cloud solution/products dengan opsi pembayaran yang fleksibel dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda saat ini dengan support dan maintenance yang gratis tanpa harus bergantung pada third-party seperti delman.io.

No. 3: Meningkatkan manfaat negosiasi

Jajaran pimpinan SPVM harus tetap realistis ketika bernegosiasi dengan vendor yang tidak akan dengan begitu saja mengalah pada tuntutan perusahaan Anda, kecuali, jika mereka mengidentifikasi konteks yang dapat menguntungkan mereka. Bersiaplah untuk mengartikulasikan mengapa vendor harus mengalah pada tuntutan perusahaan Anda dan meyakinkan mereka bahwa kerja sama yang terjalin juga demi kepentingan mereka.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam negosiasi:

Jaga hubungan baik dengan vendor.
Pahami kepentingan vendor di luar pendapatan langsung.
Manfaatkan peningkatan volume dan penyelarasan prioritas yang bersifat strategis.
Tantang vendor untuk meningkatkan produktivitas.
Evaluasi pesaing, alternatif, dan pilihan lain.
Lakukan rasionalisasi vendor yang kompetitif.

Key takeaways:

Para executive leaders harus memangkas biaya secara signifikan untuk meningkatkan cash flow selama krisis.
Untuk melakukan hal ini, jajaran pimpinan SPVM harus mempertimbangkan untuk merestrukturisasi softwares dan kontrak cloud yang ada dalam perusahaan.
Pertimbangkan tiga langkah untuk menegosiasikan perubahan kontrak dengan sukses.

Mulailah beralih kepada cloud-based data solutions dengan skema pembayaran fleksibel yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda untuk membangun cash flow yang sehat demi keberlanjutan bisnis Anda melalui penghematan biaya infrastruktur IT dan operasional dengan delman.io!

3 Tips Penghematan Biaya Infrastruktur IT